云盘支持对非加密资料库的文件名、文件夹名字和Office、PDF、文本文件全文进行检索。用户只能搜索自己的以及别人共享的文件。在检索时，可以指定文件类型、更新时间和大小。

注：全文检索要求文件大小<10MB，大于此尺寸的文件只能检索文件名而不能检索内容。

协作

　　通过共享，多个用户可顺序编辑同一个文件，并且通过锁定防止冲突。特别对于docx、xlsx、pptx文件可以在线多人编辑同一个文件。

　　当一个用户开始编辑文件的时候，可以对该文件进行锁定，禁止其他用户修改。桌面客户端支持在打开一个 Office 文档的时候自动锁定文档，关闭文档的时候自动解除锁定，其他文件需要用户手工锁定。

　　一般流程如下：

1. 用户 A 锁定文件，然后打开文件开始编辑；
2. 锁定状态被记录在服务器端，因此通过任何客户端打开都会检测到锁定状态；
3. 当用户 B 打开文件的时候，他只能以只读方式打开。用户 B 可以在网页界面上看到是谁当前锁定了该文件；
4. 当用户 A 编辑完成并解除锁定之后，其他用户可以再次开始编辑文件。

文件修改历史和活动

　　用户可以在自己的个人页面中轻松查看自己能访问到的所有文件的修改活动记录，包括其他人所做的修改。这对于协作是非常有用的功能，因为可以随时关注协作者对文件的更新。

共享链接（文件外发）

　　云盘可以为文件或者文件夹创建一个可用于对外共享的链接，接收者通过这个链接即可下载到文件。当然，由于外链是任何人都可以访问的，这也导致了安全隐患。为此，云盘支持为外链设置密码和过期时间。没有密码的人不能访问外链的内容；外链过期之后也无法再访问使用。

上传链接（文件收集）

　　有时需要从外部的收集文件，但是不希望外部人员能够互相看到别人上传的文件，如收集作业等场景。为了满足这个需求，云盘提供了上传外链的功能。外部人员可以通过外链上传文件或者文件夹，但是不能查看外链的内容。

使用场景

　　邮件是使用最多的文件外发方式，但是邮箱的附件大小是很局限的，对外发送大的文件附件很不方便。这导致很多师生使用QQ微信等方式来发送大文件。这种方式的问题是，导致文件的收发非常分散，经常出现找不到文件的最新版本。

　　云盘可以为文件或者文件夹创建一个可用于对外共享的链接，接收者通过这个链接即可下载到文件。对比传统的邮件方式，这种形式大大提高了用户体验；对比QQ微信等方式，这种方式更便于更新文件，在文件内容更新之后链接并不改变。当然，由于外链是任何人都可以访问的，这也导致了安全隐患。为此，云盘支持为外链设置密码和过期时间。没有密码的人不能访问外链的内容；外链过期之后也无法再访问使用。

　　老师在上课的过程中需要和学生共享很多文件，比如课件、阅读材料、作业等。这些都是网盘系统很好的应用场景，可以极大地便利教学活动的开展。老师可以把课件资料等放在一个网盘文件夹中，然后为文件夹生成加密外链，共享给学生。学生只需要知道链接和密码即可访问课件。当老师需要收集学生作业时，可以预先创建一个作业文件夹，然后生成一个上传外链，让学生把作业都上传到这个链接里面。学生只能上传，不能查看链接的内容。

　　默认情况下，云盘只允许用户访问自己的资料库和文件，只有当别人把文件夹共享过来之后，用户才能访问别人的文件。

个人共享

　　只需要和少数几个人进行共享与协作，用户可以选择把整个资料库或者资料库下面某个文件夹共享给别人。用户可直接输入对方的姓名、工资号或邮箱查询，界面会进行自动补全提示，还可以指定共享访问权限（管理、读写、只读）。

群组共享

　　群组共享是针对团队协作而设计的，特别适合团队进行集中文件整理，同时也方便团队成员之间协作。云盘允许用户自行创建群组，每个群组的创建者默认也是群组的管理员，可以添加删除群组成员，管理共享到群组中的文件夹并指定共享访问权限（管理、读写、只读）。

• 共享文件夹到群组，共享之后，群组的成员均能访问该文件夹，适合团队文件的归档积累。
• 用户在网页上打开一个文件之后，可以针对该文件发起讨论，群组的成员会自动得到通知。
• 用户可以在群组中创建维基，使用 Markdown 语法来编辑维基，进行知识整理。

内部链接

　　是指向文件或文件夹的链接，对该文件或文件夹有访问权限的用户可以直接访问。

使用场景

　　除了文件集中管理，云盘的另一个很重要功能就是能便捷的共享文件，邀请他人一起协作。这在科研工作是很重要的，因为几乎所有科研成果都是团队合作的结果。

　　校内师生作为云盘系统的注册用户，互相之间可以方便地共享文件夹。在共享的时候，可以设定对方的访问权限（包括“读写”或者“只读”）。师生还可以建立群组，把课题组里面的人员加入群组，然后在群组中共享和管理文件。